Communiquer avec le service relation client par adresse postale

À quoi sert le contact par voie postale s’il existe désormais le courrier électronique ?

Il est évident que, dans la plupart des cas, presque l’intégralité des démarches qui nous poussent à contacter un service clientèle se font par téléphone ou de manière virtuelle, grâce à l’informatique (formulaire de contact en ligne, e-mail, réseaux sociaux, etc.). Néanmoins, certaines procédures très spécifiques requièrent encore de passer par voie postale : les demandes de résiliation de contrat, les demandes de remboursement, les réclamations, les documents à compléter manuscritement et à retourner à l’entreprise, etc.

Comment rédiger une lettre destinée à un service clientèle ?

Tout d’abord, nous vous conseillons de bien vouloir rédiger une lettre qui sera visuellement agréable à lire par les équipes du support à la clientèle. Effectivement, mettez-vous à leur place, les conseillers doivent très certainement être amenés à lire plusieurs dizaines de courriers par jour. Pour leur faciliter la tâche, essayez de soigner votre écriture, afin de rendre la lecture de votre lettre plus fluide. Munissez-vous d’une feuille de papier blanche vierge au format A4. Si vous ne vous sentez pas capable d’écrire aussi lisiblement que possible, préférez une version dactylographiée, c’est-à-dire écrite à l’ordinateur.

Toutefois, nous vous conseillons d’appeler le service client par téléphone au préalable afin de savoir si une lettre dactylographiée est recevable dans votre situation. En effet, il est possible que, dans quelques cas, une écriture à la main soit exigée dans le but de démontrer l’authenticité d’un courrier.

Votre texte doit respecter une mise en page bien précise et normée. L’en-tête de votre lettre est très important puisqu’il contient vos informations personnelles qui vont permettre votre identification, mais aussi au service relation clientèle de vous apporter une réponse. Voici comment l’en-tête doit se présenter :

Prénom – Nom
Adresse postale
Code postal – Ville
Téléphone
E-mail

Nom de l’entreprise
Adresse postale
Code postal – Ville

À (Ville), le (Date)

Objet :
Référence de commande ou numéro client

S’agissant du corps de votre message, celui-ci doit toujours commencer par une formule d’appel comme « Madame, Monsieur » ou encore « Madame la Directrice ». Cette formule doit être légèrement décalée par rapport au bord de la feuille. Votre rédaction doit être organisée en différents paragraphes qui devront être alignés sur la formule d’appel. Avant de signer votre demande, il convient d’ajouter une formule de politesse afin de saluer poliment votre correspondant, comme par exemple : « Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes respectueuses et sincères salutations ». Dans cette formulation, il est important de conserver la même formule d’appel qu’au début de votre lettre.

À quelle adresse expédier mon courrier ?

Après avoir terminé la rédaction de votre lettre, il ne vous reste plus qu’à l’envoyer. Oui, mais à quelle adresse ?

Pour trouver l’adresse postale de l’enseigne à laquelle vous souhaitez écrire, vous devez vous rendre sur son site internet. Ensuite, cherchez la rubrique qui regroupe toutes les données de contact. Elle peut être présentée sous plusieurs noms, plus ou moins similaires : « Contactez-nous », « Contacter » ou encore « Nous contacter ». Vous l’avez trouvée mais vous ne voyez que le numéro de téléphone, l’adresse électronique ou encore le numéro de fax de la société, mais aucune trace de l’adresse postale ? Descendez tout en bas de la page sur laquelle vous vous trouvez pour pouvoir consulter les mentions légales.

Parfois, certaines entreprises possèdent plusieurs adresses : celle de leur siège social et celles de leurs différentes agences qui sont réparties dans toute la France. Vous voulez faire parvenir un courrier écrit à l’agence du groupe la plus proche de votre domicile ? Pour ce faire, allez dans l’onglet « Agences ». Vous pourrez ainsi y trouver l’adresse postale de la succursale qui vous intéresse.

Vous n’êtes pas certain de savoir dénicher la bonne adresse ? Dans ce cas, nous vous recommandons vivement de chercher tous ces renseignements sur notre site telephone-info.fr. Cliquez sur l’onglet qui s’appelle « Entreprises » qui se situe dans le menu en haut de votre écran, sélectionnez l’entité que vous désirez approcher par l’intermédiaire d’un courrier. Vous accéderez alors à toutes les informations dont vous avez besoin aussi bien pour envoyer votre lettre que pour passer un coup de téléphone au support clientèle.

Une lettre recommandée : c’est quoi ?

La lettre recommandée prouve légalement l’envoi ou la réception d’un document important (comme peut l’être un courrier de résiliation, par exemple). Bien souvent, il est obligatoire d’avoir recours à la lettre recommandée pour effectuer certaines démarches.

Pour envoyer une lettre recommandée, vous devez vous présenter dans un bureau de poste. Une preuve de dépôt vous sera remise au guichet. Conservez-la jusqu’à ce que votre envoi arrive à bon port ! Il s’agit d’une preuve juridique sur laquelle est mentionnée la date à laquelle votre lettre a été envoyée. Comptez environ deux jours pour votre courrier soit remis en main propre au destinataire. Celui-ci devra signer un bon de réception qui constitue également une preuve juridique. S’il est absent au moment du passage du facteur, un avis de passage lui sera laissé. Il disposera de 15 jours pour récupérer la lettre dans le bureau de poste le plus proche de son domicile.

Si vous n’avez pas le temps de vous rendre en personne dans un bureau de poste, sachez que La Poste vous propose d’envoyer votre lettre recommandée en ligne. Rendez-vous sur son portail informatique pour en savoir davantage.